Das Projekt
Der Auftrag bestand darin, die Rolle des Interim Head of Global Accounting bei einem weltweit führenden Unternehmen für Repräsentanz im Luftverkehr und Tourismus zu übernehmen.
Die Ausgangslage
Unser Interimer hatte die Finanzverantwortung für alle 80 Büros weltweit zu übernehmen.
Priorität hatte es, den Jahresabschluss zum 31.03.2024 fristgerecht vorzubereiten und das Audit mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft professionell zu begleiten. Parallel dazu standen mehrere Projekte zur Prozessverbesserung an, wie die Vorbereitung auf die Einführung der Workday-Plattform, die Anpassung administrativer Prozesse im Rahmen eines neuen Vertriebstools sowie die Optimierung der globalen Buchhaltungsprozesse. Zusätzlich war die Einführung von einheitlichen Standards im Accounting gefordert, um die Finanzprozesse weltweit zu vereinheitlichen.
Vorgehen & Maßnahmen
Zur Bewältigung der umfassenden Aufgaben über 80 Büros weltweit wurden folgende Schritte umgesetzt:
- Jahresabschluss und Audit: Der Jahresabschluss wurde erstellt, und die Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wurde effizient gesteuert.
- Standardisierung im Accounting: Die Einführung einheitlicher weltweiter Standards im Accounting schuf eine konsistente Basis für die Finanzberichterstattung.
- Optimierung der Buchhaltungsprozesse: Bestehende Finanzprozesse wurden überarbeitet, um die Effizienz zu steigern und die Transparenz zu erhöhen.
- Vorbereitung auf Workday: Das Finanzteam wurde auf die bevorstehende Einführung der Workday-Plattform vorbereitet, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen.
- Einführung des Reisekosten-Tools Yokoy: Die Einführung von Yokoy verbesserte die Verwaltung von Reisekosten und vereinfachte die globalen Abrechnungsprozesse.
- Prozessanpassung für das Vertriebstool: Die Abläufe im Zusammenhang mit dem neuen Vertriebstool wurden gezielt angepasst, um die Nutzung effizient zu gestalten.
- Maßnahmen für Moskau und Kiew: Der Status der Büros in Moskau und Kiew wurde evaluiert, und entsprechende Maßnahmen zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität wurden umgesetzt.
Die Ergebnisse
Die innerhalb von 7 Monaten umgesetzten Maßnahmen führten zu folgenden Erfolgen:
- Termingerechter Abschluss: Die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusseswurde eingehalten und das Audit verlief ohne größere Beanstandungen.
- Verbesserte Effizienz: Die Optimierung der Buchhaltungsprozesse führte zu einer effizienteren und transparenteren Finanzabwicklung.
- Konsistente Standards: Die Einführung global einheitlicher Standards im Accounting sicherte eine bessere Vergleichbarkeit der Finanzdaten.
- Digitalisierung der Finanzprozesse: Die Einführung neuer Tools wie Workday und Yokoy trug zur Modernisierung und Vereinfachung der Finanzabläufe bei.
- Effizientere Prozesse: Durch die Anpassung der Prozesse rund um das Vertriebstool konnte eine reibungslose Nutzung gewährleistet werden.
- Kontinuität an kritischen Standorten: Die durchgeführten Maßnahmen zur Stabilisierung der Büros in Moskau und Kiew sicherten die operative Handlungsfähigkeit vor Ort.
Die Interim-Leitung des Global Accounting hat in etwas mehr als einem halben Jahr wesentliche Optimierungen in den Finanzprozessen des Unternehmens erreicht. Insgesamt konnte das Finanzmanagement nachhaltig professionalisiert und auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet werden.