Restrukturierung

Auftraggeber

Unternehmensgruppe für Entwicklung, Fertigung und Vertrieb von Sondermaschinen und Systemen nach Kundenwunsch. Gruppenumsatz im Projektzeitraum bis zu 39 Mio. € p.a.; Beschäftigtenzahl bis zu 290.

Situation

Das Projekt startete im Rahmen einer Restrukturierung, in die unser Berater bereits integriert war. Der Personalabbau war bereits vollzogen und so verblieben rund 215 Mitarbeitende. Es gab weder eine kaufmännische noch eine Personalleitung, somit auch keine aussagekräftigen Personalkennzahlen wie z.B. Fehlzeiten, Alters- u. Betriebszugehörigkeitstruktur. 2 Lohnbuchhalterinnen (davon eine in Teilzeit) betreuten die Zeiterfassung, die monatliche Abrechnung und die Personalakten. Es gab weder einen Betriebsrat noch Tarifbindung. Wünsche nach einer Lohn- oder Gehaltserhöhung wurden im Einzelfall geprüft und häufig ohne Vergleichslöhne oder belastbare Unterlagen genehmigt. Das Vertragswesen war abgesehen von einigen Neuverträgen veraltet und bedurfte einer Überarbeitung. Stellenbeschreibungen gab es nur partiell und Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten waren nicht durchgängig definiert.

Zielsetzung und Aufgabenstellung

Ziel war Aufbau und Implementierung eines zeitgemäßen Personalmanagements. Das Projekt war für 1,5 Jahre mit 2 Tagen pro Woche geplant. Zielsetzung und Aufgabenstellung ergaben sich aus der oben geschilderten Situation. Dazu kam erfreulicherweise gestiegener Umsatz und damit die Notwendigkeit Personal zu suchen, zu halten und zu entwickeln. Die Position war mit fachlicher und disziplinarischer Personalverantwortung für die Abteilung, einschliesslich Ausbildungswesen ausgestattet.

Umsetzung 

Die praktische Projektumsetzung erfolgte unter Einbindung des vorhandenen Personals und des vorhandenen Knowhows – evolutionär und agil in sechs, zum Teil parallel bearbeiteten, Aufgabenpaketen:

1. Schaffung einer transparenten und validen Personalstatistik

Die ersten Schritte waren die Schaffung einer transparenten und validen Personalstatistik nach Kostenstellen (jeweils zum Monatsende mit Daten über Voll- und Teilzeitstellen, Auszubildende und Aushilfen und zugehöriger Lohnfortzahlung. Langzeitkranken, Erziehungsurlaub etc.) als Arbeits- und Handlungsgrundlage. Diese wurde ergänzt um eine Lohn- und Gehaltsstatistik mit sämtlichen Vergütungsbestandteilen, um schnelle Analysen und auch die dringend benötigten Forecasts erstellen zu können.

2. Vertragsmanagement

Im zweiten, parallel verlaufenden Arbeitspaket kümmerte sich unser Berater um die Gestaltung und Einführung neuer, der aktuellen Rechtsprechung entsprechenden Arbeitsverträge, die zunächst bei Neueinstellungen Anwendung fanden. Auch bei der Neuverhandlung von Löhnen und Gehältern sowie Anpassung von Altverträgen kamen diese Verträge zum Einsatz.

3. Personalcontrolling und betriebliches Eingliederungsmanagement

Kein ernsthaftes Personalmanagement ohne aussagefähige Zahlen: Deshalb initiierte und gestaltete unser Mitglied unter anderem eine regelmäßige Auswertung von Fehlzeiten und die Institutionalisierung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements, um die hohen Fehlzeiten zu reduzieren. 

4. Stellen- und Aufgabenbeschreibungen

Zusammen mit den jeweiligen Vorgesetzten wurden die vorhandenen Stellenbeschreibungen aktualisiert, korrigiert, ergänzt und wo nötig, völlig neue erstellt. Daraus ergaben sich Anhaltspunkte, um dringend erforderliche organisatorische Anpassungen vorzunehmen – die dann auch umgesetzt wurden.

5. Feedbackgespräche, Gehaltsrunden und Leistungsbeurteilung

Ein wichtiger Meilenstein des Projektes war die Einführung strukturierter, jährlich stattfindender Lohn- und Gehaltsanpassungsrunden, bei denen historisch gewachsene Ungleichheiten in der Entlohnung aufgehoben wurden. Leistungskomponenten fanden Einzug in diese Runden. Unser Berater moderierte diese Runden gemeinsam mit den Führungskräften der jeweiligen Abteilungen und der Geschäftsführung. Selbstverständlich auf Basis der zuvor stattgefundenen Mitarbeiter- und Feedbackgespräche.

6. Professioneller Recruitingprozess

Schließlich wurde der Rekrutierungsprozess (von der schriftlichen Personalanforderung bis zum Onboarding mit Einarbeitungsplänen) zeitgemäß definiert und professionell umgesetzt. 

Bei allen geschilderten Umsetzungsprozessen wurden die von unserem Berater direkt wie indirekt geführten Mitarbeiter an die neuen Aufgaben herangeführt und gecoacht.

Die Ergebnisse und Erfolge in Kürze

• Senkung der Bearbeitungsdauer bei der Rekrutierung.
• Adäquate Besetzung von Schlüsselpositionen.
• Besetzung aller Lehrstellen entgegen dem Trend.
• Senkung des Durchschnittsalters.
• Reduzierung von Fehlzeiten.
• Zeitgemäße Arbeitsverträge.
• Gestiegene Zufriedenheit mit der Bezahlung, gesteigerte Transparenz bei der Vergütungsentwicklung.
• Regelmäßige Feedback-Gespräche der Vorgesetzten mit den Mitarbeitenden.